СОВЕТ ГОРОДСКОГО ОКРУГА Г. ОКТЯБРЬСКИЙ
РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
РЕШЕНИЕ
от 12 ноября 2009 г. № 220
ОБ УСЛОВИЯХ СОДЕРЖАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА И УСЛОВИЯХ
ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ФОНДОВ В ГОРОДСКОМ ОКРУГЕ ГОРОД
ОКТЯБРЬСКИЙ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
В целях реализации мероприятий, предусмотренных в Основных направлениях развития архивного дела в Республике Башкортостан, и программы развития архивного дела в городском округе город Октябрьский РБ на 2006 - 2010 годы Совет городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан решил:
1. Информацию
управляющего делами Администрации городского округа город Октябрьский Черкашнева М.А. "Об условиях содержания муниципального архива и условиях хранения архивных фондов в городском округе город Октябрьский Республики Башкортостан" принять к сведению.
2. Руководителям предприятий, учреждений и организаций, являющимся источниками комплектования муниципального архива, добиться неукоснительного выполнения требований Закона Российской Федерации от 27 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и Закона
Республики Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з "Об архивном деле в Республике Башкортостан" в вопросах сохранности документов и передачи документов на хранение в муниципальный архив.
3. Руководителям предприятий, учреждений и организаций города независимо от формы собственности рекомендовать предоставлять сведения в архивный отдел о предстоящих мероприятиях в связи с ликвидацией для отслеживания дальнейшего места хранения документов по личному составу ликвидируемого предприятия.
4. Администрации городского округа г. Октябрьский рекомендовать ежеквартально запрашивать информацию в Инспекции федеральной налоговой службы по г. Октябрьскому о предприятиях и организациях городского округа, находящихся на стадии ликвидации.
5. Настоящее решение подлежит обнародованию в читальном зале архивного отдела Администрации городского округа город Октябрьский.
6. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на комиссию по социально-гуманитарным вопросам и охране правопорядка (Терегулов Э.Р.), управляющего делами Администрации городского округа Черкашнева М.А.
Председатель
Совета городского округа
город Октябрьский
А.А.ИМАНГУЛОВ
Приложение
к решению Совета городского
округа город Октябрьский
Республики Башкортостан
от 12 ноября 2009 г. № 220
ИНФОРМАЦИЯ
"ОБ УСЛОВИЯХ СОДЕРЖАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА И УСЛОВИЯХ
ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ФОНДОВ В ГОРОДСКОМ ОКРУГЕ ГОРОД
ОКТЯБРЬСКИЙ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН"
Постановлением главы Администрации городского округа город Октябрьский РБ от 31 января 2006 г. № 93 приняты концепция и программа развития архивного дела в городском округе город Октябрьский РБ на 2006 - 2010 годы.
С 3 февраля 2006 года правовое и организационное обеспечение деятельности архивных учреждений городского округа г. Октябрьский проводится в соответствии с Законом
Республики Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з "Об архивном деле в Республике Башкортостан". В своей работе специалисты архива так же руководствуются Федеральным законом от 27 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Одно из направлений концепции развитии архивного дела - это обеспечение сохранности и государственный учет документов архивного фонда городского округа город Октябрьский РБ. На сегодняшний день в городе созданы следующие условия для хранения документов:
1. Муниципальный архив расположен в 2 зданиях, общей площадью 450 кв. м:
- 143 кв. м в здании Администрации, ул. Чапаева, 23;
- 307 кв. м в здании "Жилуправления", ул. Кувыкина, 25а, 4 этаж - архивохранилище документов по личному составу ликвидированных предприятий и организаций города. В 2008 г. в связи с освоением нового помещения площадь архива увеличилась на 70 кв. м. В архивном отделе при Администрации городского округа произведен ремонт; установлена новая пожарная и охранная сигнализация, соответствующая современным требованиям, кабинет начальника оснащен кнопкой тревоги.
С целью создания комфортных условий для пользователей архива предусмотрены зона для оформления запросов граждан, читальный зал для проведения поисково-исследовательской работы с документами. В информационных стендах отдела размещается консультационно-справочная информация для граждан, образцы запросов-заявлений.
Отдел оборудован новой мебелью, новым ксероксом и компьютером. В хранилищах установлены новые металлические стеллажи, общий прирост полок в 2008 году составил 410 погонных метров.
Развитие и улучшение материально-технической базы архивного отдела Администрации городского округа г. Октябрьский РБ финансируется из бюджета городского округа. В 2008 году общая сумма затрат составила 721548 (семьсот двадцать одна тысяча пятьсот сорок восемь) рублей 11 (одиннадцать) копеек.
Работа по формированию Архивного фонда Республики Башкортостан направлена на обеспечение сохранности документов, находящихся на ведомственном хранении. Список учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования муниципального архива, утвержденный в 2007 году, включает 30 источников комплектования. Согласно протоколам экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов в 2009 году в список источников комплектования архивов городских округов включены - Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, его подведомственные организации и мировые судьи Республики Башкортостан. Специалисты архива контролируют состояние делопроизводства и обеспечение сохранности документов в муниципальных организациях - источниках комплектования архива, оказывают консультационно-методическую помощь специалистам архивов организаций в разработке и согласовании номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству.
В связи с внедрением с 2007 года Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, на стенде архивного отдела "Специалистам архива" размещены новые формы учетных документов, предусмотренные Правилами.
В 2009 году проведена комплексная проверка состояния архивов и делопроизводства в 61 образовательном учреждении города, включая учреждения дополнительного образования. По результатам проверки составлена сводная справка, которая направлена в Управление по делам архивов при Правительстве РБ. В мае 2009 года в МБОУ "Средняя школа № 17" проведены семинары с делопроизводителями и ответственными за архив образовательных учреждений по вопросам совершенствования делопроизводства и обеспечения сохранности документов; в октябре 2009 года в читальном зале архивного отдела - с делопроизводителями учреждений культуры.
В 2009 году в муниципальном архиве создана коллекция фотодокументов в количестве 50 единиц хранения "2008 год - год социальной поддержки семьи в Республике Башкортостан". В фотоматериалах, представленных социально-культурным центром "СемьЯ", отражены мероприятия и праздники, посвященные Году семьи, проведенные в г. Октябрьском. Городской архив не пополнялся фотодокументами с 1993 года. В 2010 году ожидается поступление в муниципальный архив фотодокументов, посвященных 2009 году, - Году поддержки и развития молодежных инициатив в Республике Башкортостан.
В 2009 году впервые в муниципальном архиве создан отдельный фонд документов по проведению праздника "Шежере байрамы" в г. Октябрьском. На хранение переданы копии родословных участников конкурса за 2007 - 2009 годы.
Результатом работы в области информатизации архивного отдела Администрации г. Октябрьского является опытная эксплуатация федерального программного обеспечения "Архивный фонд", версия 4. Администрация города в 2009 году приобрела сервер, соответствующий требованиям, представленным Управлением по делам архивов при Правительстве РБ.
С целью информирования населения в ноябре - декабре 2009 года на официальном сайте Администрации городского округа город Октябрьский РБ будет представлена информация о ликвидированных предприятиях, передавших документы на хранение в муниципальный архив.
На 1 ноября 2009 года муниципальный архив - это 107 фондов, что составляет 42560 (сорок две тысячи пятьсот шестьдесят) ед. хранения.
Динамика роста документов архива и запросов граждан представлена в таблице:
+---------------+-----------+------------+---------------+----------------+
¦ Год ¦Количество ¦ Количество ¦ Количество ¦ Площадь архива ¦
¦ ¦ фондов ¦ед. хранения¦ запросов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ в фонде ¦ ¦ ¦
+---------------+-----------+------------+---------------+----------------+
¦1985 ¦ 29 ¦ 5175 ¦ 71 ¦60 кв. м ¦
¦(на 01.01.1986)¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+-----------+------------+---------------+----------------+
¦1995 ¦ 41 ¦ 5800 ¦ 140 ¦62 кв. м ¦
¦(на 01.01.1996)¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+-----------+------------+---------------+----------------+
¦2005 ¦ 73 ¦28586 ¦2272 ¦306 кв. м ¦
¦(на 01.01.2006)¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+-----------+------------+---------------+----------------+
¦2009 ¦107 ¦42560 ¦5268 ¦450 кв. м ¦
¦(на 01.11.2009)¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+-----------+------------+---------------+----------------+
В архив обращаются как горожане, так и люди, живущие в разных уголках нашей страны. В 2008 - 2009 году увеличилось количество тематических запросов в архив в связи с оформлением земельных участков в собственность.
В связи с проведением валоризации (повышения) расчетного пенсионного капитала по состоянию на 01.01.2002, с октября 2009 года в архивный отдел увеличилось количество обращений граждан о подтверждении стажа работы за период до даты регистрации в системе персонифицированного учета, в том числе за период до 01.01.1991, и среднемесячного заработка.
Практически каждый обращающийся сегодня в Пенсионный фонд имеет исправления в трудовой книжке. Записи в трудовой книжке подтверждаются справкой о стаже на предприятии. Учитывая, что большинство предприятий города ликвидированы, и документы по личному составу переданы в архив, наплыв "будущих пенсионеров" приходится на архивный отдел.
Три специалиста отдела на сегодняшний день исполняют функции кадровых отделов крупнейших ликвидированных предприятий города, таких как завод "Автоприбор", ОАО Октябрьская швейная фабрика, Октябрьская обувная фабрика, Фарфоровый завод, Октябрьский завод железобетонных конструкций ДО ОАА "Стронег". На 1 специалиста архива приходится исполнение 1756 справок в год, при норме - 732.
Исполнение такого количества запросов качественно и в 30-дневные сроки невозможно без дополнительных штатных единиц. Постановлением главы Администрации городского округа город Октябрьский РБ от 19 августа 2009 года № 2300 читальный зал архивного отдела определен местом официального обнародования постановлений Администрации городского округа город Октябрьский РБ, что предусматривает дополнительную нагрузку на отдел. В 2009 году (до 31 августа) проблема с дополнительными единицами разрешалась с привлечением работников с Центра занятости, направленных на общественные работы в архивный отдел. На сентябрь - ноябрь 2009 г. заключен срочный трудовой договор с привлеченным сотрудником. Согласно нормативным нормам, установленным пунктом 1 Постановления Совета Министров Республики Башкортостан от 26 февраля 1996 года № 78 (1 специалист на каждые 10 тыс. дел), в отделе должно быть 4 муниципальных служащих.
В целом в муниципальном архиве созданы оптимальные условия для хранения документов.
К сожалению, архивный отдел вынужден давать отрицательные ответы на запросы граждан по причине отсутствия документов. При ликвидации организаций в 90-е годы многие документы по личному составу не были переданы в архив ни конкурсными управляющими, ни ликвидационной комиссией: частично утеряны на предприятии документы по заработанной плате работников сборочного цеха завода "Автоприбор";
с 1972 по июнь 1986 утеряны документы по заработанной плате сотрудников ОЗСТО;
неизвестна судьба документов завода по производству детских велосипедов.
На современном этапе с вступлением в силу с 31 декабря Федерального закона № 296-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" согласно п. 2 статьи 129 "Конкурсный управляющий обязан... передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральным законом. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации..."
Материально-техническая база архива, профессиональная консультация специалиста архива, взаимодействие архива с конкурсным управляющим предприятия, председателем ликвидационной комиссии или делопроизводителем действующей организации - это факторы, от которых зависит будущая сохранность документов.
