Зарегистрировано в Управлении РБ по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов 13 октября 2011 г. № 1649
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
ПРИКАЗ
от 10 августа 2011 г. № 83
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
В целях совершенствования организации деятельности Управления по делам архивов Республики Башкортостан (далее - Управление по делам архивов РБ), а также координации и контроля деятельности подведомственных Управлению по делам архивов РБ государственных казенных учреждений Республики Башкортостан Центральный исторический архив Республики Башкортостан и Центральный архив общественных объединений Республики Башкортостан, в соответствии с Постановлением
Правительства Республики Башкортостан от 5 апреля 2004 года № 50 "Об утверждении Регламента Правительства Республики Башкортостан" и Положением
об Управлении по делам архивов Республики Башкортостан, утвержденным Указом Президента Республики Башкортостан от 4 сентября 2010 года № УП-524, руководствуясь Законом
Республики Башкортостан от 13 марта 2003 года № 472-з "О республиканских органах исполнительной власти", приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Регламент
Управления по делам архивов Республики Башкортостан (далее - Регламент).
2. Заместителям начальника Управления по делам архивов РБ, руководителям структурных подразделений и специалистам Управления по делам архивов РБ обеспечить соблюдение установленных настоящим Регламентом
положений.
3. Начальнику отдела бухгалтерского учета и по работе с кадрами организовать и обеспечить:
ознакомление работников Управления по делам архивов РБ с настоящим Регламентом
под роспись в установленные сроки.
4. Директорам государственных казенных учреждений Республики Башкортостан Центральный исторический архив Республики Башкортостан и Центральный архив общественных объединений Республики Башкортостан при подготовке, внесении вопросов на рассмотрение Управления по делам архивов РБ руководствоваться положениями настоящего Регламента
.
5. Зарегистрировать настоящий Приказ в установленном законодательством порядке.
6. Признать утратившим силу Приказ
Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан от 26 мая 2009 г. № 53 "Об утверждении Регламента Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан".
7. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Начальник
Управления
А.А.ХИСМАТУЛЛИН
Утвержден
Приказом Управления по делам
архивов Республики Башкортостан
от 10 августа 2011 г. № 83
РЕГЛАМЕНТ
УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
Содержание
1
. Общие положения
2
. Порядок планирования и организации работы Управления по делам архивов РБ
3
. Организация работы коллегии Управления по делам архивов РБ
4
. Порядок исполнения поручений в аппарате Управления по делам архивов РБ
5
. Порядок подготовки проектов нормативных правовых актов, вносимых Управлением по делам архивов РБ в Правительство Республики Башкортостан
6
. Порядок рассмотрения в Управлении по делам архивов РБ запросов и обращений, поступивших из Федерального Собрания Российской Федерации и Государственного Собрания - Курултая Республики Башкортостан
7
. Порядок работы с обращениями граждан в Управлении по делам архивов РБ
8
. Порядок организации взаимодействия Управления по делам архивов РБ с архивными учреждениями, находящимися в ведении Управления по делам архивов РБ
9
. Организация работы со служебными документами
10
. Прием и передача текстов служебных документов по официальным каналам факсимильной связи и электронной почты
12.1. В подразделениях Управления по делам архивов РБ составляется номенклатура дел по установленной форме, на основе которой документы формируются в дела. Один раз в 5 лет ведущим документоведом по согласованию с государственным казенным учреждением Республики Башкортостан Центральный исторический архив Республики Башкортостан составляется сводная номенклатура дел Управления по делам архивов РБ либо готовится для согласования заново в случае изменений функций и структуры Управления по делам архивов РБ до истечения срока 5 лет.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документальные участки работы Управления по делам архивов РБ. Сводная номенклатура дел утверждается начальником Управления по делам архивов РБ. Номенклатура дел состоит из заголовка дел, в краткой форме отражающих вид и содержание документов, помещенных в дело. Каждое дело имеет индекс, состоящий из индекса отдела и порядкового номера.
12.2. Документы подразделяются на документы постоянного, долговременного и временного хранения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.
Реквизиты обложки дела включают:
- название учреждения - Управление по делам архивов РБ;
- название отдела;
- индекс дела;
- заголовок;
- номер дела;
- дату дела (арабскими цифрами);
- количество листов.
До передачи в архив Управления по делам архивов РБ дела долговременного и постоянного хранения в течение 5 лет хранятся по месту их формирования - подразделениях (в шкафах), где также должен находиться перечень хранящихся дел, на корешках обложек которых в соответствии с номенклатурой указываются условные обозначения дел (индекс и порядковый номер). Передача дел из подразделений в архив Управления по делам архивов РБ производится по акту. Дела постоянного хранения описываются работником подразделения или ведущим документоведом.
Руководители подразделений несут персональную ответственность за правильное формирование дел, сохранность и передачу их в архив Управления по делам архивов РБ.
Документы, выдаваемые из архива Управления по делам архивов РБ для работы, регистрируются в книге регистрации.
Каждые 10 лет дела сдаются на хранение в государственное казенное учреждение Республики Башкортостан Центральный исторический архив Республики Башкортостан.
12.3. При формировании дел должны быть соблюдены следующие требования:
- документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов долговременного и временного хранения;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
- в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку.
12.4. В одно дело группируются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, приложения помещаются вместе с основными документами. Лишние экземпляры, копии, черновики документов изымаются и уничтожаются. Дело не должно превышать 250 листов и не превышать 4 см толщины.
12.5. В дело группируются документы одного календарного года с соблюдением хронологии (с начала года).
При оформлении дел необходимо соблюдать следующие требования:
- дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя дела;
- оформление реквизитов обложки дела.
13. ПОРЯДОК ПОЛЬЗОВАНИЯ СЛУЖЕБНЫМИ ТЕЛЕФОНАМИ
13.1. Установленные в кабинетах Управления по делам архивов РБ телефоны используются только для служебных разговоров.
Не разрешается, чтобы телефонными аппаратами пользовались посторонние лица.
13.2. Работник Управления по делам архивов РБ обязан знать, что деловой разговор должен быть кратким, лаконичным, содержательным.
13.3. При обнаружении неисправности телефонного аппарата необходимо сообщить сотруднику Управления по делам архивов РБ, отвечающему за административно-хозяйственные вопросы.
13.4. Междугородные телефонные переговоры разрешается вести только в служебных целях. В журнале записи междугородных звонков делается отметка: дата, фамилия, имя, отчество звонившего, кабинет, телефон, город, вопрос.
13.5. За неучтенные либо неслужебные междугородные переговоры с телефонов, установленных в помещениях Управления по делам архивов РБ, производится взыскание с работников этих подразделений.
14. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДОСТУПА К ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ РБ
14.1. Рассматриваемые и подготавливаемые в Управлении по делам архивов РБ проекты документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
14.2. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке начальником Управления по делам архивов РБ, его заместителями, уполномоченным должностным лицом по разрешению (поручению) начальника Управления по делам архивов РБ, его заместителей.
14.3. Доступ граждан и организаций к информации о деятельности Управления по делам архивов РБ обеспечивается путем формирования соответствующих информационных ресурсов и размещения этих ресурсов в информационных системах общего пользования, в том числе на официальном интернет-сайте Управления по делам архивов РБ. Структура указанных информационных ресурсов определена в Регламенте размещения сведений о деятельности Федерального архивного агентства России на интернет-сайте "Архивы России".
14.4. Информационные ресурсы официального интернет-сайта Управления по делам архивов РБ могут содержать иную информацию, не противоречащую законодательству Российской Федерации и Республики Башкортостан.
14.5. Сведения о деятельности Управления по делам архивов РБ для размещения на официальном интернет-сайте готовятся специалистами Управления по делам архивов РБ в соответствии с их установленной сферой ведения.
