Зарегистрировано в Управлении РБ по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов 13 октября 2011 г. № 1652
МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
ПРИКАЗ
от 10 мая 2011 г. № 262-ОД
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ СИСТЕМЫ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
Во исполнение Постановления
Правительства Республики Башкортостан от 6 мая 2011 года № 145 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Башкортостан" и в целях регламентирования работы с электронными документами и использования электронной подписи в системе межведомственного электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Республики Башкортостан приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Регламент
работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи.
2. Отделу государственной службы и кадровой работы Министерства связи и массовых коммуникаций Республики Башкортостан обеспечить государственную регистрацию настоящего Приказа в Управлении Республики Башкортостан по организации деятельности мировых судей и ведению регистров правовых актов в установленном порядке.
3. Контроль за исполнением Приказа возложить на заместителя министра Ямалова И.У.
Министр
Б.Н.МЕЛКОЕДОВ
Утвержден
Приказом Министерства связи и
массовых коммуникаций
Республики Башкортостан
от 10 мая 2011 г. № 262-ОД
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ СИСТЕМЫ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Регламент работы системы межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной подписи (далее - Регламент) определяет порядок работы с электронными документами и использования электронной подписи в системе межведомственного электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Республики Башкортостан, а также в иных органах государственной власти Республики Башкортостан и организациях в случае, предусмотренном пунктом 4
Постановления Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 года № 11 "Об организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи".
1.2. Электронные документы должны быть подготовлены, переданы и обработаны в соответствии с настоящим Регламентом, который обязателен для исполнения уполномоченными лицами органов (организаций), указанных в пункте 1.1
настоящего Регламента.
1.3. Электронные документы, оформленные в соответствии с настоящим Регламентом, признаются участниками системы электронного документооборота равнозначными документам на бумажных носителях, подписанными собственноручными подписями уполномоченных лиц органов (организаций), указанных в пункте 1
настоящего Регламента.
1.4. При пользовании настоящим Регламентом организации руководствуются:
Постановлением
Правительства Республики Башкортостан от 12 марта 2007 года № 57 "Об организации использования электронной цифровой подписи в электронных документах, хранимых, обрабатываемых и передаваемых в автоматизированных информационных и телекоммуникационных сетях и системах исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан";
Постановлением
Правительства Республики Башкортостан от 25 января 2008 года № 11 "Об организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан с использованием электронной цифровой подписи";
Постановлением
Правительства Республики Башкортостан от 6 мая 2011 года № 145 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота в Республики Башкортостан".
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В НАСТОЯЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ
отметка о конфиденциальности.
В СЭД могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах.
4.22. Участники СМЭД обязаны обеспечить соблюдение требований действующего законодательства об ЭП.
V. ОФОРМЛЕНИЕ ЭД
5.1. Используемые организациями ЭД включают в себя содержательную и сопроводительную части.
5.2. Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части ЭД регламентируются документами организации и аналогичны порядку подготовки документов на бумажных носителях, за исключением того, что ЭД на заключительном этапе согласования (визирования) заверяется ЭП уполномоченного лица организации.
5.3. Сопроводительная часть ЭД содержит одну или несколько ЭП, заверяющих содержательную часть ЭД, другую служебную информацию (метки времени, замечания и т.д.). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей ЭД и обеспечивает подтверждение его подлинности (контроль авторства и целостности).
5.4. ЭД, содержательная часть которого оформлена с нарушением установленных требований, к исполнению не принимается. Организация, которой на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом организации, подготовившей ЭД. Ответственность за неисполнение или нарушение сроков исполнения ЭД несет организация, допустившая нарушение установленных требований.
5.5. ЭД заверяются ЭП уполномоченных лиц организации, наделенных правом ЭП в соответствии с приказом организации.
5.6. ЭД, в которых проверка подлинности ЭП в сопроводительной части дала отрицательный результат, к исполнению не принимаются. Организация, которой на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом организации, подготовившую ЭД.
5.7. ЭД, заверенные ЭП до момента ввода в обращение и регистрации соответствующего сертификата ключа подписи или в момент приостановления его действия, или после окончания срока его действия, к исполнению не принимаются. Организация, которой на исполнение был направлен такой ЭД, немедленно сообщает об этом организации, подготовившую данный ЭД.
5.8. Ответственность за правовые последствия, ставшие следствием исполнения ЭД, заверенного подлинными ЭП, несет организация, уполномоченные лица которой заверили подготовленный ЭД. Мера ответственности определяется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.9. В случае наличия в ЭД конфиденциальной информации организации обязаны соблюдать установленные требования по защите конфиденциальной информации на всех этапах ее обработки, хранения и передачи. Организация, допустившая нарушения требований по защите конфиденциальной информации, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
VI. ПОДГОТОВКА ЭД К ОТПРАВКЕ
6.1. Подготовленному ЭД в системе СЭД в автоматизированном режиме присваиваются реквизиты, однозначно определяющие организацию и сам ЭД (дата и регистрационный номер ЭД). Указанные реквизиты могут быть оформлены в виде имени файла содержательной части ЭД.
6.2. Подготовленный ЭД, заверенный ЭП уполномоченных лиц или уполномоченного лица организации, через СЭД передается оператору.
6.3. Если инструкциями и другими нормативными актами организации не предусмотрено иное, оператор в СЭД ведет журнал учета отправки ЭД и получения данных с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить все необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки и (или) получения.
6.4. Оператор обязан перед отправкой:
проверить подлинность ЭП ЭД;
проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;
сверить полномочия лиц, сформировавших ЭП в соответствии с пунктом 3.4
Инструкции по защите информации при электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Республики Башкортостан, утвержденной Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 25.01.2008 № 11.
В случае положительного результата произведенных проверок оператор производит отправку ЭД. В случае обнаружения ошибок при проверке ЭД оператор немедленно извещает администратора обмена ЭД и уполномоченных лиц организации, заверивших данный ЭД.
6.5. С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания организацией факта отправки или получения ЭД, должен использоваться режим доставки ЭД, обеспечивающий получение отправителем уведомления о доставке ЭД.
6.6. Возможно использование следующих типов уведомлений о доставке:
техническое уведомление о доставке ЭД адресату. При этом техническое уведомление представляет собой ЭД, созданный автоматически (средствами системы электронной почты), без участия оператора;
служебное уведомление о доставке ЭД. При этом служебное уведомление представляет собой ЭД, формируемый и заверенный ЭП соответствующим уполномоченным лицом организации, получившим ЭД. Доставка служебных уведомлений подтверждается техническим уведомлением либо извещением о доставке другим доступным способом.
6.7. Служебные и технические уведомления хранятся в СМЭД. Срок хранения уведомлений определяется сроком хранения соответствующих ЭД.
6.8. Организация вправе отозвать направленный ЭД до момента принятия его к исполнению. В случае необходимости отзыва организация направляет заверенный ЭП соответствующего уполномоченного лица ЭД с запросом об отзыве. В запросе указываются основания отзыва и реквизиты, идентифицирующие отзываемый ЭД.
VII. ОБРАБОТКА ЭД ПРИ ПОЛУЧЕНИИ
7.1. Оператор организации-получателя выполняет процедуру получения направленных ему ЭД.
7.2. Если инструкциями и другими нормативными актами организации не предусмотрено иное, оператор ведет журнал учета полученных ЭД и отправленных данных с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить все необходимые реквизиты ЭД и обстоятельства их отправки и (или) получения.
7.3. Перед направлением ЭД исполнителю оператор обязан:
проверить подлинность ЭП ЭД с помощью автоматической функции проверки ЭП, которая является составной частью программного обеспечения СЭД;
проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;
сверить полномочия лиц, сформировавших ЭП.
7.5. В случае положительного результата произведенных проверок оператор направляет ЭД исполнителю. ЭД, не прошедшие проверку, сохраняются в оригинальном виде в отдельном архиве на случай разрешения относительно них конфликтных ситуаций. В случае обнаружения ошибок при проверке ЭД оператор немедленно извещает администратора обмена ЭД и уполномоченное лицо организации, заверившее данный ЭД.
VIII. УЧЕТ ЭД
8.1. Учет ЭД осуществляется автоматизировано в СЭД.
8.2. Учет ЭД ведется в соответствии с требованиями нормативных документов с обязательным указанием следующих реквизитов: даты и регистрационного номера ЭД, номеров сертификатов ключей подписи лиц, заверивших ЭД ЭП, времени формирования ЭП, времени отправки/получения ЭД, времени отправки/получения уведомления о доставке ЭД, результатов проверки ЭД.
